Dit is het geheim achter effectief vergaderen

Iedereen herkent wel, de standaard vergadering waar geen einde aan lijkt te komen. Soms vergeten we door deze saaie vergaderingen het belang van het vergaderen zelf. Een interactieve bespreking kan namelijk hartstikke effectief en vruchtbaar zijn voor de organisatie waarin je werkt. Maar dan moeten ze wel op de juiste manier gevoerd worden. In dit artikel zetten we een aantal tips op een rijtje om de vergaderingen wat effectiever en leuker te maken.

Check-in en check-outs

Inchecken en uitchecken kennen we natuurlijk allemaal van het OV. Maar in het bedrijfsleven neemt inchecken en uitchecken een andere vorm aan. Het idee is dat er aan het begin van de vergadering een centrale vraag in de groep wordt gegooid, en dit kan echt van alles zijn. Denk aan favoriete films, lievelingskleur, superkrachten, eten, kleuren, het mag allemaal. Iedereen geeft om de beurt antwoord op de vraag waarna en eindigt de zin met ‘en ik check-in’, hierna is de beurt aan de volgende. Aan het eind van de vergadering wordt er een nieuwe vraag in de groep gegooid. Iedereen geeft weer om de beurt zijn antwoord en checkt vervolgens uit. Dit is een leuke manier om de vergadering luchtig te starten en te beeindigen. En je leert elkaar ook op een leuke manier beter kennen!

Houdt rekening met de tijd

Vergaderingen lopen vaak tot iedereen zijn ergernis uit. Een goede tip is dan ook om altijd op tijd te beginnen, maar ook om op tijd te eindigen. Het tijdstip waarop je vergaderd speelt ook een grote rol. Om 8.30 is niet iedereen even productief. Dit is ook een tijdstip waarop mensen te laat zullen komen. De meest effectieve tijdstippen om te vergaderen zijn rond 10.00/11.00 of 14.00/15.00. Houdt hier dus rekening mee. Daarnaast hebben we nog een leuke tip, veel bedrijven hanteren de regel “de pers wacht”, wanneer er een spoed persconferentie is krijgen organisaties vaak 60-90 minuten de tijd om te overleggen voordat de de pers te woord staan. Door deze regel in te voeren lopen de vergadering dus niet meer uit!

Verander eens van locatie

De werkomgeving heeft ook invloed op de productiviteit en creativiteit. Het is daarom helemaal niet zo’n gek idee om eens te veranderen van locatie. Bent u bijvoorbeeld al bekend met een heisessie? Een heisessie wordt gegeven op een prikkelarme omgeving, wat een enorm positief effect heeft om de creativiteit van de aanwezigen. Ook zijn er speciale creatieve vergaderruimtes, zoals deze creatieve vergaderruimte in Utrecht. Deze ruimtes zijn speciaal ingericht om de creativiteit te bevorderen, ideaal als je bijvoorbeeld een nieuw product gaat lanceren of als je een nieuwe marketing campagne probeert te vinden.

Uw browser is niet meer van deze tijd!

Update uw browser om optimaal van deze website (en vele anderen) te genieten Nu updaten!

×